Privacybeleid

Bepalingen AVG Privacywetgeving

Grondslag

Compliance betekent in feite ‘het voldoen aan’. Dit is voor ieder bedrijf of organisatie verschillend, afhankelijk van het soort persoonsgegevens verwerkt worden. Een bedrijf heeft een grondslag nodig om persoonsgegevens te mogen verwerken. Warmtemeterservice B.V. doet beroep op art. 6 lid 1 sub b AVG; de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

Warmtemeterservice B.V. dient te beschikken over de volgende persoonsgegevens:

Naam
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankrekeningnummer IBAN
Handtekening ingeval van machtiging automatische incasso

Bovenstaande gegevens zijn voor Warmtemeterservice B.V. noodzakelijk om haar diensten te kunnen leveren.

Daarnaast is Warmtemeterservice B.V. verplicht benodigde informatie aan te leveren bij de Belastingdienst, voor het voldoen aan de wettelijke belastingplicht.

Warmtemeterservice B.V. verzamelt en verwerkt enkel de gegevens die noodzakelijk zijn ter uitvoering van de genoemde grondslagen, er zullen dus geen onnodige gegevens bij betrokkene opgevraagd worden. Bovendien verzamelt en verwerkt Warmtemeterservice B.V. geen gegevens met een high impact risk, daarom is het voor Warmtemeterservice B.V. niet nodig om een Privacy Impact Assessment uit te voeren. Tenslotte verwerkt Warmtemeterservice B.V. geen grote hoeveelheden persoonsgegevens en gezien het geringe aantal werknemers is het tevens niet nodig een Functionaris Gegevensbescherming in te stellen.

Warmtemeterservice B.V. is een bedrijf dat zowel nationaal maar ook internationaal overeenkomsten sluit. Op internationaal vlak opereert Warmtemeterservice B.V. vooral in de Europese Unie, de mogelijkheid bestaat echter dat een project buiten de Europese Unie wordt uitgevoerd. Warmtemeterservice B.V. zal in de overeenkomsten met internationale derde partijen er zorg voor dragen dat ook in dergelijke situaties persoonsgegevens conform AVG worden beschermd en verwerkt.

Verwerkersovereenkomst

Daarnaast dient Warmtemeterservice B.V. ervoor te zorgen dat deze gegevens niet misbruikt worden en op behoorlijke wijze verwerkt worden. Dit heeft Warmtemeterservice B.V. ondervangen door ‘verwerkersovereenkomsten’ te sluiten met IT partijen en services. Alle (IT) faciliteiten en services waar Warmtemeterservice B.V. gebruik van maakt en die te maken krijgt met de verwerking van bovenstaande persoonsgegevens, denk hierbij bijvoorbeeld aan het salaris administratie systeem of de externe gegevensopslag dienst, dient Warmtemeterservice B.V. zo’n overeenkomst mee te sluiten. Dit heeft Warmtemeterservice B.V. uitgevoerd en vanuit de (IT) faciliterende services zijn de overeenkomsten aangedragen. Warmtemeterservice B.V.is hier akkoord mee gegaan, of heeft haar eigen verwerkersovereenkomst toegezonden en voldoet aldus aan de eis van de verwerkersovereenkomst(en).

Bewaartermijn

Warmtemeterservice B.V. dient een maximale bewaartermijn vast te stellen voor bovenstaande gegevens. Voor gegevens die personeelsleden betreffen bewaart Warmtemeterservice B.V. de persoonsgegevens tot zeven jaar na het moment van uitdiensttreding. Gegevens zoals een ingestuurde C.V. of sollicitatiebrief zal tot één jaar na sluiting van de vacature bewaard blijven. Betrokkene kan inzage, wijziging of vernietiging van de gegevens verzoeken aan het vooraf bepaalde aanspreekpunt binnen Warmtemeterservice B.V..

Daarnaast worden gegevens, die verzameld en verwerkt worden omtrent het opmaken en uitvoeren van overeenkomsten met zakelijke partners en/of klanten en leveranciers bewaard. Papieren gegevens worden minimaal vijf jaar bewaard. Na deze periode worden deze vernietigd. Digitale gegevens ten behoeve van de diensten afrekeningen en/of incasso worden zeven jaar bewaard. Meetdata voor monitoring wordt drie jaar bewaard en vervolgens verwijderd. Ook in dit geval kunnen betrokkenen op verzoek deze persoonsgegevens inzien, wijzigen of vernietigen. Het recht voor betrokkenen op inzage, wijziging of vernietiging wordt in het Privacy statement aan deze partijen uitdrukkelijk kenbaar gemaakt.

Warmtemeterservice B.V. zal een dergelijk verzoek om inzage van de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen in behandeling nemen en binnen een termijn van vier weken ter uitvoering brengen. Het vernietigen van gegevens zal goedgekeurd worden indien dit niet conflicteert met eerder genoemde bepalingen of interne bepalingen welke opgemaakt zijn in het kader van de AVG. Iedere aanvraag zal individueel en objectief behandeld worden. In het geval dat het verzoek om inzage niet goedgekeurd wordt, zal betrokkene in duidelijke taal, en met volledige onderbouwing van het ingenomen standpunt door Warmtemeterservice B.V., ingelicht worden over de reden hiervan.

Tot slot dient Warmtemeterservice B.V. haar interne privacy beleid op orde te hebben. Dit zal in het Privacy statement en het overkoepelende AVG Compliance protocol van Warmtemeterservice B.V. ingevuld worden.

Datalekregister en verwerkersregister

Warmtemeterservice B.V. houdt een datalek register en een verwerkersregister bij. In het verwerkingsregister staan alle verwerkingen met betrekking tot persoonsgegevens van alle partijen vermeld. In het datalekregister worden alle datalekken geregistreerd en, indien nodig, aan de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld. Binnen Warmtemeterservice B.V. wordt een persoons vastgesteld wie de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van beide registers heeft. Op deze manier is het binnen het bedrijf duidelijk wie aangesproken moet worden indien er een datalek plaatsvindt. Daarnaast zal deze persoons ook het aanspreekpunt zijn voor klanten of medewerkers indien zij aan Warmtemeterservice B.V. aanspraak maken op het recht van inzage.

Conclusie

De compliance van Warmtemeterservice B.V. aan de AVG vindt zijn uitwerking in het privacy statement in hoofdstuk 4 en in dit algehele Privacy protocol. Het Privacy statement dient Warmtemeterservice B.V. bij het aangaan van een overeenkomst te verstrekken aan de wederpartij. Dit kan zijn als bijlage bij de arbeidsovereenkomst of als bijlage van de Algemene Voorwaarden bij een overeenkomst met een klant of een andere zakelijke partij.

Privacy statement voor de website

Privacy statement

Algemeen

Warmtemeterservice B.V. verwerkt uw persoonsgegevens conform de wet- en regelgeving die hierop van toepassing is.

Grondslag

Warmtemeterservice B.V. doet beroep op art. 6 lid 1 sub b (de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen)

Welke persoonsgegevens:

voor- en achternaam
postcode
woonplaats
(e-mail)adres
telefoonnummer
Bankrekeningnummer IBAN
Handtekening ingeval van machtiging automatische incasso

Doeleinde

Warmtemeterservice B.V. verzamelt deze persoonsgegevens om de diensten van deze onderneming te kunnen vervullen.

Derden

In beginsel worden persoonsgegevens van klanten niet gedeeld met derden. Wanneer Warmtemeterservice B.V. wel persoonsgegevens deelt met derden dient Warmtemeterservice B.V. ervoor te zorgen dat deze gegevens niet misbruikt worden en op deugdelijke wijze verwerkt worden. Warmtemeterservice B.V. heeft een deugdelijke verwerking van persoonsgegevens van klanten door derden gewaarborgd door ‘verwerkersovereenkomsten’ te sluiten met deze partijen en services. Alle partijen, (IT) faciliteiten en services, waar Warmtemeterservice B.V. gebruik van maakt en die te maken krijgen met de verwerking van bovenstaande persoonsgegevens dient Warmtemeterservice B.V. zo’n overeenkomst mee te sluiten.

Cookiebeleid

Cookies zijn bestanden die worden gemaakt als je een website bezoekt. Dit mag niet meer zomaar ongemerkt. Volgens de nieuwe wet:

Mag u geen bezoekers van uw website weren als ze de cookies niet accepteren, moeten bezoekers zelf expliciet toestemming (geen standaard vinkjes) geven voor het plaatsen van cookies. Dit mag pas na het krijgen van de toestemming, deze keuze moet worden bijgehouden en makkelijk aanpasbaar zijn. Ook moet u op de hoogte zijn van de cookies op uw website.

Cookies zijn bestanden die worden gemaakt als je een website bezoekt. Hier staan persoonsgegevens in die gebruikt kunnen worden in een volgend bezoek aan die website. Dit mag niet meer zomaar ongemerkt. Volgens de nieuwe wet:

Er zijn drie soorten cookies:

Analytische cookies - Voor het verbeteren van uw website. Deze cookies mogen beperkt gebruikt worden zonder toestemming.
Functionele cookies - Voor het goed functioneren van uw site. Hiervoor is geen toestemming nodig.
Tracking cookies - Deze cookies mogen alleen met expliciete toestemming van de gebruiker.

Bij Warmtemeterservice B.V. zijn twee van de drie de vormen van cookies aan de orde. Analytische cookies zorgen ervoor dat de onderneming duidelijkheid in het gebruik van de website door bezoekers kan verwerven. Op grond van deze anonieme gegevens kunnen er aanpassingen gemaakt worden in bijvoorbeeld de lay-out van de website. Het overzicht dat verkregen wordt van het gebruik van de website zal toegepast worden om de website op het gebied van efficiëntie en effectiviteit beter te laten functioneren.

Van functionele cookies wordt gebruik gemaakt door de website beter en gemakkelijker te laten werken. Zo worden er gegevens onthouden door deze cookies die ervoor zorgen dat je niet iedere keer in hoeft te loggen op de website (in het geval dat de consument een account heeft).

Bewaartermijn

Papieren gegevens worden minimaal 5 jaar bewaard. Na deze periode worden deze vernietigd.
Digitale gegevens ten behoeve van de diensten afrekeningen en/of incasso worden 7 jaar bewaard, daarna geanonimiseerd. Meetdata voor monitoring wordt 3 jaar bewaard en vervolgens verwijderd.
Na beëindiging van een dienstverleningsovereenkomst worden de basisgegevens naar keuze van de opdrachtgever overgedragen aan opdrachtgever dan wel na 5 jaar vernietigd.

Recht op inzage

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te vernietigen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Warmtemeterservice B.V. en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, vernietiging, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@wms.nl onder vermelding van ‘Verzoek AVG’ of, indien het een personeelskwestie betreft mag dit aan de direct leidinggevende worden gemaild.

Warmtemeterservice B.V. zal zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Gegevens die benodigd zijn om een overeenkomst tot voldoening te brengen of om een dienst te leveren zijn verplicht en kunnen niet vernietigd worden zonder dat dit effect heeft op de uitvoering van de overeenkomst of dienst. Dit geldt met name voor werknemers die in dienst zijn en overeenkomsten die nog in uitvoering zijn.

Indien u een klacht heeft over de wijze waarop Warmtemeterservice B.V. uw persoonsgegevens verwerkt kunt u deze indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Overig

Verdere toelichting vindt de potentiële klant/medewerker in de privacyverklaring, die bij het aangaan van een eventuele overeenkomst wordt overhandigd.

Privacy statement

Onderstaande privacy statement is gericht aan werknemers en aan klanten, leveranciers en overige samenwerkingspartners van Warmtemeterservice B.V.. Deze verklaring dient dan ook aan alle huidige en toekomstige werknemers binnen Warmtemeterservice B.V. verstrekt te worden. Daarnaast dient Warmtemeterservice B.V. deze privacyverklaring bij alle huidige en toekomstige klanten, leveranciers en overige samenwerkingspartners onder de aandacht te brengen. Dit kan door het als bijlage aan de Algemene Voorwaarden te hechten. Belangrijk is in ieder geval dat een contractspartij met onderstaande verklaring bekend is.

Op de volgende pagina vindt u de privacyverklaring waardoor Warmtemeterservice B.V. voldoet aan de privacywet.